Bernau – Die Verwaltung muss digital werden. Auf diese Vorgabe des Online-Zugangsgesetzes (OZG) bereitet sich nun auch die Gemeindeverwaltung von Bernau vor: Die Einführung der E-Akte hat der Gemeinderat nun beschlossen. Sie soll im dritten Quartal des Jahres beginnen. Geplant sei dieser Schritt schon lange, sagte Bürgermeister Alexander Schönemann, allerdings habe der Haushalt die Finanzierung der Umstellung in den vergangenen Jahren nicht hergegeben. Das neue OZG mache die Einführung der E-Akte nun aber erforderlich. In Zukunft soll es keine Papierakte mehr geben, erläuterte Hauptamtsleiterin Katharina Fleig-Mutter. Alles, was auf Papier im Rathaus anfällt, werde in Zukunft gescannt und ins System eingepflegt. Eine lange Suche nach dem richtigen Schriftstück sei nicht mehr nötig. Alle Beschäftigten, die über die Zugriffsrechte verfügten, könnten ganz schnell auf alles zugreifen, so Katharina Fleig-Mutter.
Die E-Akte umfasse das Dokumentenmanagement, diese selbst, den digitalen Posteingang, Bürokommunikation und die rechtssichere Ablage, so die Hauptamtsleiterin. Bei der Suche nach einem geeigneten Dokumenten-Management-System habe sich die Verwaltung bei den Nachbargemeinden umgehört und sich auch mit dem Digitalisierungsbeauftragten des Landratsamtes ausgetauscht. In der Folge habe man ein Angebot des Anbieters Regisafe angefordert. 20 Kommunen im Landkreis nutzen dieses System, hieß es. Bei anderen Anbietern hätte es nach deren Auskunft bis zu einem halben Jahr gedauert, bis ein Angebot vorgelegt worden wäre, und die Umsetzung wäre erst in zwei oder drei Jahren erfolgt. „Das geht nicht“, sagte Bürgermeister Alexander Schönemann. Das Angebot umfasst die Nutzung der Software an 15¦Arbeitsplätzen, sagte die Hauptamtsleiterin. Für die Einführung der E-Akte, verschiedener Module und das Einrichten benötigter Schnittstellen muss die Gemeinde rund 14.000¦Euro bezahlen, die Installation kostet rund 3300¦Euro, die Organisationsberatung etwa 2.600¦Euro und die Grundlagenschulung für alle Mitarbeiter 1.400¦Euro. Danach muss die Gemeinde Bernau monatlich knapp 400¦Euro für den Softwarepflegepflegevertrag bezahlen.
Kritik äußerten mehrere Ratsmitglieder daran, dass die Gemeinden zwar zur Einführung verpflichtet werden, die Kosten aber nicht von Bund oder Land erstattet würden. Auch die Pflegekosten seien auf Dauer hoch, auch wenn „es sicher eine gute Sache ist“, sagte Daniel Goos. Durch das neue System werden alte Aktenschränke überflüssig, sagte Schönemann. Die Gemeinderäte Friedhelm Bork und Armin Spitz erklärten, die E-Akte werde die Arbeit wesentlich vereinfachen und beschleunigen. Rechnungen müssen aber vorerst weiterhin auf Papier angewiesen werden. Dazu wäre ein weiteres Programm notwendig, erklärte der Bürgermeister.
