Was ist schon geschafft und was steht noch bevor? Das Thema Digitalisierung wird in Bodman-Ludwigshafen groß geschrieben und die Seegemeinde ist ein Vorreiter auf diesem Gebiet. Kürzlich stellte die Verwaltung im Gemeinderat die zahlreichen Aspekte des laufenden Wandels vor, der das Ziel hat, viele Dinge zu vereinfachen. Ein Beispiel dafür ist das Anfordern einer Geburtsurkunde oder das Einsparen von Papier.
Bürgermeister Matthias Weckbach erklärte, die Digitalisierung sei eine Teamarbeit, an der verschiedene Fachabteilungen im Rathaus beteiligt seien. „Wir haben bei der Homepage angefangen und gemerkt, wo überall etwas nötig ist“, schilderte er zu den Anfängen vor rund zwei Jahren und der Entwicklung. „Wir sind noch lange nicht am Ende.“ Im Rahmen der Veränderungen seien die Ämter zu Fachbereichen geworden.
Standardisieren, digitalisieren und automatisieren
Der Veränderungsprozess in der Verwaltung folgt drei Schlagworten: Standardisieren, Digitalisieren und Automatisieren. Ein Ziel dabei sei es, Daten digital auszufüllen und nicht mehr auszudrucken, sondern direkt in Datenbanken zu verarbeiten. Das gelte zum Beispiel, wenn Anträge ausgefüllt werden. Die Geburtsurkunde soll automatisiert bestell- und bezahlbar sein.
Bianca Mack, Leiterin Zentrale Dienste und Bürgerservice sowie Stabstelle Digitalisierung, zeigte über die Leinwand, wie das Ausfüllen und die Bezahlfunktion ablaufen. Die Gemeinde arbeite gerade an einer Lösung, damit nach dem Bezahlen keine manuelle Verbuchung mehr notwendig sein werde, sondern die Informationen direkt in das Kassensystem einfließen können.
Ein großer Wandel, der nie endet
Matthias Weckbach beschrieb all dies als einen Paradigmenwechsel. Irgendwann solle kein Papier mehr benötigt werden und die Abläufe sollen effizienter funktionieren. Er blickte in seinen Erklärungen auf frühere Wandel durch technische Möglichkeiten zurück: Wo im Jahr 1996 noch 2,2 Personen gebraucht worden seien, habe der Stellenbedarf im Jahr 2004 bei 1,6 Personen gelegen. Der Grund: Excel und Word am Computer hätten in den Jahren dazwischen die elektrische Schreibmaschine abgelöst. Die Arbeit sei effizienter geworden.
Sandra Domogalla, Leiterin Tourismus, Kultur und Marketing (TKM), erläuterte die Veränderungen an der Internetseite der Gemeinde näher. Ziele seien dabei unter anderem optimale Suchfunktionen, Onlinebezahlmöglichkeiten und die gesetzlich geforderte Barrierefreiheit gewesen. Sie stellte dabei den Digi-Pfau vor – so laute der Spitzname für ein komplexes Schaubild mit vielen Aspekten der Digitalisierung in Bodman-Ludwigshafen, in deren Mitte momentan die Internetseite stehe. Dort könnten inzwischen zahlreiche Informationen eingesehen werden: Ausschreibungen, Bodenrichtwerte, Bauplätze, das Online-Fundbüro oder der Mietspiegel.
Auch das Knöllchen könne angeschaut und bezahlt werden – allerdings müsse die Zahlung auch hier noch manuell verbucht werden. Sandra Domogalla fasste zusammen: „Für die Bürger soll es so einfach und praktikabel wie möglich sein, aber im Haus gibt es noch Optimierungsbedarf.“
Vorteile für Verwaltung und die Einwohner
Die Verwaltung hob als einen Vorteil der digitalen Prozesse hervor, dass die Einwohner nicht mehr warten müssten, wenn ein Sachbearbeiter gerade im Gespräch oder nicht da sei. Dennoch gebe es auch weiterhin einen Ansprechpartner vor Ort. Stefan Burger, Leiter Bauen und Ordnung, ergänzte im Hinblick auf die Angrenzer-Anhörung bei Bauvorhaben, nicht alle Betroffenen würden im Ort wohnen.
Auf einer Folie in der Präsentation zeigte die Gemeindeverwaltung die Anforderungen, die bei der forstschreitenden Digitalisierung von Abläufen an die Mitarbeiter gestellt werden, und erklärte gleichzeitig die Vorteile. Der Papierverbrauch sinkt, die Verwaltung wird krisenfester, schneller und behindertengerechter. Dabei werden alle mit mehr Technik umgehen müssen, in den Programmen fit werden und ihre Arbeitsgewohnheiten verändern. Jeder müsse sich auch weiterbilden. Neue Strukturen seien notwendig, projektbezogene Teamarbeit werde wichtiger und dies sei ein Prozess, der das Rathaus-Team auf Dauer begleiten werde.
Die Effekte sind sichtbar
Die Verwaltung erklärte, das Ziel der Digitalisierungsgruppe sei, dass der Pfau irgendwann zu einem Kreis werde, in dem alles voll digital laufe. Es werde weiterhin regelmäßige Treffen ein Mal im Monat geben, um weitere Dinge zu optimieren. „Wir haben viel gemacht und spüren die Effekte“, sagte Weckbach.
Bettina Keller, Leiterin Finanzen und Vermögen, hatte dazu ein Beispiel. Sie erklärte, wie ab 2019 die Werte der Wasserzähler online eingegeben werden konnten, und 35 Prozent der Einwohner dies genutzt hätten. Inzwischen seien es rund 55 Prozent.
Entscheidungen treffen am Ende immer Menschen
Ein Großprojekt sei der Baupilot, der nach Fristende auf Knopfdruck sortierte Daten liefern solle. Burger erklärte dazu, die Auswertung dürfe aber aus rechtlichen Gründen nicht komplett digital sein. Die Gemeinde müsse nach ihren Kriterien letztendlich die Bauplatzvergabe entscheiden. „Der Gemeinderat entscheidet, nicht das Programm“, sagte er.
„Ich bin froh, dass der Samen der Digitalisierung aufgegangen ist, den wir gesät haben. Wir sind aber noch lange nicht am Ende“, fasste Weckbach zusammen.
