Die Gemeinde Orsingen-Nenzingen will ihre Verwaltung weiter modernisieren und Arbeitsabläufe optimieren. Die Effizienz soll gesteigert und die Verwaltung für die Zukunft gut aufgestellt werden. „Es geht keineswegs darum, Mitarbeiter einzusparen“, betonte Bürgermeister Stefan Keil bei der Vorstellung im Gemeinderat. „Vielmehr verschlanken diese Maßnahmen die Abläufe, damit wir in der Lage sind, die Fülle der Aufgaben zu erledigen.“
Die vorgeschlagenen Maßnahmen wurden dem Gemeinderat schon während der letztjährigen Klausurtagung ausführlich vorgestellt. Der Gemeinderat vergab die Arbeiten nun einstimmig an die Firma Regisafe GmbH aus Waiblingen. Zunächst soll ein PDF/A-Konverter eingeführt werden. Bei PDF/A handelt es sich um ein Format für die Archivierung von Dokumenten, das genutzt werden soll, um die gesetzlichen Anforderungen an die Langzeitarchivierung zu erfüllen. Mit einem sogenannten Konverter-Tool können Dokumente in das gewünschte Format umgewandelt werden.
Weiter soll es Schnittstellen zu E-Mail-Verfahren und zur E-Post geben und ein digitaler Posteingang soll eingeführt werden. Bürgermeister Stefan Keil erklärt dazu: „Momentan bekommen wir unsere Mails über Outlook und die Schnittstelle sorgt dafür, dass wir exakt diese Mails direkt in unser Dokumentenmanagementsystem bekommen und in diesem System, in dem alle zentralen Vorgänge durchgeführt werden, deutlich einfacher und effektiver ablegen können.“
Wie viel kostet die Digitalisierung?
Die Einmal-Kosten für die Anschaffung der Softwaremodule, der Schnittstellen, den Schulungsaufwand und die Installation belaufen sich auf knapp 16.400 Euro brutto. Im Haushalt 2024 sind für dieses Projekt Mittel in Höhe von 32.500 Euro vorhanden. Die laufenden Kosten für die Softwarepflege steigen um etwa 2100 Euro pro Jahr.
Laut Anbieter Regisafe, bei dem die Gemeinde seit über 20 Jahren ihr Dokumentenmanagementsystem und seit zwei Jahren auch das digitale Ratsinformationssystem hat, können die Projektarbeiten etwa sechs bis acht Wochen nach Auftragseingang beginnen. Die Projektlaufzeit wird auf rund ein Jahr geschätzt.
Diese Ergänzung zu den Digitalisierungsmaßnahmen im Rathaus stellt laut Bürgermeister Stefan Keil einen weiteren Baustein für eine moderne, effiziente und nachhaltige Verwaltung dar.
