Der Urlaub steht vor der Tür und der letzte Arbeitstag rückt näher. Doch bevor Sie in einen wohlverdienten Urlaub gehen, sollten Sie Ihre Vertretung gut planen. Mit unserer Checkliste behalten Sie alle wichtigen Punkte im Blick.
Die richtige Urlaubsvertretung finden
Damit alles reibungslos läuft, muss zunächst geklärt werden, wer Ihre Aufgaben während der Abwesenheit übernimmt. Die Organisation der Urlaubsvertretung obliegt in erster Linie Ihrem Arbeitgeber – er ist dafür verantwortlich, eine geeignete Person zu finden. Sollte sich keine Vertretung finden lassen, darf Ihnen der Urlaub dennoch nicht verweigert werden.
Besonders geeignet sind Kolleginnen und Kollegen aus Ihrem Team oder Ihrer Abteilung. Idealerweise ist die Vertretung bereits mit den entsprechenden Projekten und Aufgaben vertraut, sodass keine längere Einarbeitungszeit notwendig ist. Es kann auch sinnvoll sein, unterschiedliche Aufgabenbereiche auf mehrere Kollegen zu verteilen, um die Arbeitslast fair zu gestalten.
Falls keine direkten Teammitglieder zur Verfügung stehen, können auch andere Mitarbeitende Ihre Aufgaben übernehmen. In diesem Fall sollten Sie besonders präzise in Ihrem Übergabe-Briefing sein und gegebenenfalls vorab Zeit für eine Einarbeitungsphase einplanen.
Das schriftliche Übergabedokument
Insbesondere bei längerer Abwesenheit ist ein schriftliches Übergabedokument unerlässlich, damit alle Aufgaben erledigt werden und keine offenen Fragen bleiben. Es empfiehlt sich, das Dokument etwas eine Woche vor Ihrer Abwesenheit zu verschicken. So bleibt genug Zeit, mögliche Unklarheiten zu klären. Versuchen Sie, das Übergabeprotokoll kurz und prägnant zu formulieren.
Das Dokument sollte folgende Informationen beinhalten:
- Den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit
- Die Vertretungsperson und deren Aufgabenbereiche
- Anstehende Termine und Meetings
- Passwörter und Zugriffsdaten
- Ordnerstrukturen und Ablageorte
- Wichtige Ansprechpersonen und Kontaktdaten
- Informationen zu laufenden Projekten
- Anfallende Aufgaben
Wer muss über die Abwesenheit informiert werden?
In einigen Fällen ist es sinnvoll, auch Geschäftspartner oder Kunden über Ihre Abwesenheit zu informieren. Eine kurze E-Mail, in der Sie die Kontaktdaten Ihrer Vertretung weitergeben, stellt sicher, dass alle Beteiligten Bescheid wissen.
Abwesenheitsnachricht und letzte Vorbereitungen
Vergessen Sie nicht, eine Abwesenheitsnachricht in Ihrem E-Mail-Programm einzurichten. So wartet niemand vergeblich auf eine Antwort von Ihnen, sondern weiß über Ihre Abwesenheit Bescheid. Die automatische Nachricht sollte folgende Informationen beinhalten:
- Die Dauer Ihrer Abwesenheit und den Zeitpunkt der Rückkehr
- Die Kontaktdaten Ihrer Vertretung
Zu guter Letzt gehört es sich, den Arbeitsplatz ordentlich zu hinterlassen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und stellen Sie sicher, dass keine Lebensmittel offen herumliegen. Das erleichtert zudem das Zurückkommen ins Büro.
Markieren Sie wichtige Dokumente und Ordner, und platzieren Sie diese für Ihre Vertretung gut auffindbar.
Mit diesen Schritten ist die Urlaubsvertretung gut vorbereitet. Sie können stressfrei die letzten Tage verbringen und anschließend mit gutem Gewissen in den Urlaub gehen.
