Die Digitalisierung hält auch in der Eigeltinger Verwaltung immer mehr Einzug. So spielte sie in der jüngsten Sitzung des Gemeinderats gleich zweimal eine Rolle. Zum Einen muss der Internetauftritt der Gemeinde überarbeitet werden. Da man bereits einen neuen Server beschlossen hat, mache es wenig Sinn mit der alten Internetseite umzuziehen. Zum zweiten wird ein Dokumenten-Managementsystem angeschafft, mit der die Verwaltung die Daten digitalisiert und damit effektiver werden möchte.
Fast 20 Jahre arbeitet die Firma Webcontact bereits für die Gemeinde. Auch dieses Mal war sie günstigste Bieterin. Mit rund 20.000 Euro liegt sie 10.000 Euro unter den Mitbewerbern. So konnte Dirk Spahn von Webcontact nicht nur seine Firma vorstellen, sondern in der Sitzung auch zeigen, warum der Internetauftritt überarbeitet werden muss.
Es gehe nicht nur darum, den Internetauftritt nutzerfreundlicher zu gestalten und an mobile Endgeräte anzupassen. „Heute gehen die meisten über ihr Smartphone oder Tablet auf die Gemeindeseite, früher waren es Laptop oder Computer. Auch wird heute meist über eine Suchmaschine direkt die Seite gesucht, die man braucht und nicht mehr über das Menü des Internetauftritts“, erklärte er.
Internetseite muss barrierefrei werden
Doch es gibt eben auch gesetzliche Vorgaben, die man mit dem alten Internetauftritt nicht mehr einhalten kann. „Die Rentenversicherung überprüft bereits die Barrierefreiheit der kommunalen Internetauftritte. Auch datenschutzrechtlich hat sich einiges getan“, wies Dirk Spahn die Gemeinderäte auf dringenden Handlungsbedarf hin.
Und nicht zuletzt soll die Verwaltung insgesamt digitaler werden, da das Onlinezugangsgesetz umgesetzt werden muss. Das heißt zum Beispiel, das neue Onlineverfahren und Prozesse in die Internetseite integriert werden. So sollen künftig beispielsweise auch Personalausweise online beantragt werden können. „Der neue Internetauftritt wird eine App sein, die mit Service BW kompatibel ist“, so Dirk Spahn. Die reaktive App könne Nutzer unter anderem auch zeitnah auf Wasserrohrbrüche oder Straßensperrungen hinweisen.
Was jetzt alles möglich werden soll
Diese möglichen Neuerungen könnte ein neuer Internetauftritt der Gemeinde bringen: datenschutzkonforme Müllabfuhr-Erinnerung und Instagram-Einbindung, Pinnwand, Ratsinfosystem, Bauleitplanung, Ortsrecht, progressive Web-Apps, Amtsblatt-Archiv, Mail-Chimp-Einbindung für Newsletter, barrierefreier und interaktiver Ortsplan, individuellen Portalseiten beispielsweise für Tourismus, Bauplatzvermarktung, Erfassung von Gewerbeeinträge oder Veranstaltungsvorschlägen über die Website mit Prüfung und Freischaltung, interaktive Schadensmeldung direkt aus der mobilen Website sowie eine Service-BW Voll- oder Teilintegration.
Service-bw ist das digitale Serviceportal des Landes und der Kommunen in Baden-Württemberg. Es bietet detaillierte Informationen zu vielfältigen Dienstleistungen der Verwaltungen ebenso wie den einfachen Zugang zu Formularen und Online-Diensten und verknüpft zudem mit den zuständigen Stellen oder Formularen.
Neues System für Schriftstücke
Ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung ist die Beschaffung eines Dokumenten-Managementsystems. „Das ist eine Schriftgutverwaltung in digitaler Form“, erläuterte Hauptamtsleiter Daniel Schweizer. Erst einmal habe man Aufwand die Daten einzupflegen, doch dann erleichtere die Digitalisierung die Arbeit. Das sei gerade in Zeiten wichtig, in denen man Probleme habe Mitarbeiter in der Verwaltung zu finden.
Größter Handlungsbedarf bestehe in der Kämmerei, den für die Ablage digitaler Rechnungen brauche man einen archivwürdigen digitalen Rechnungseingang. Der Gemeinderat hat sich der Empfehlung für das System Enaio entschieden. In den Kosten von 30.310 Euro sind auch Einrichtung und Einführung der Software enthalten sowie Schulungen für die Anwender. Dazu kommen noch jährliche Kosten von 3200 Euro.
Bürgermeister Alois Fritschi betonte die Wichtigkeit der Digitalisierung von Internetauftritt und Dokumenten-Managmentsystem: „Wir sind da hinterher, andere Gemeinden haben das schon umgesetzt.“
