Wenn am Sonntag, 8. September, wieder tausende Radler ihre Mountainbikes durch den Schwarzwald bewegen, haben die Verantwortlichen das Gros der Arbeiten bereits erledigt.
Auftakt ist schon im Januar
Start zur Anmeldung des Schwarzwald-Bike-Marathons ist immer zur CMT, der großen Touristikmesse in Stuttgart im Januar. Die meisten Anmeldungen kommen dann laut Geschäftsführerin Christine Dorer ab Juni. In der letzten Woche, mithin der ersten Septemberwoche, sind es dann noch 400 bis 500 Nachmeldungen.
Gemeinsame Abwicklung mit Spezialfirma
„Die Teilnehmerverwaltung läuft über unseren Partner Datasport, mit denen ich regelmäßig in Kontakt bin, vor allem wegen der Startnummerngestaltung, also Farben, Nummernkreise der einzelnen Strecken, Korrekturen von Anmeldedaten, Dubletten im System, Ummeldungen und was sonst noch anfällt“, berichtet sie.
Nicht alle fahren mit Namen auf der Nummer
Die Startnummernzuteilung erfolge dann immer am Montag vor dem Start. „Wer sich bis dahin anmeldet, fährt mit seinem Namen auf der Nummer“, so die Geschäftsführerin. An diesem Tag werden auch die Nummernkreise festgelegt und Nachmeldenummern hinterlegt. Bei der Sitzung des Organisationskomitees, ebenfalls am Montagabend, werden dann die Infos zur Startaufstellung und die entsprechenden Startnummernfarben an die Helfer übermittelt, allen voran Jochen Trenkle, der letztendlich für die Startnummernausgabe verantwortlich zeichnet.
Satelliten-Ortung für Bergwacht und Begleitmotorräder
Die Fahrzeuge der Bergwacht sowie Führungs- und Schlussmotorräder werden mit einem GPS-Tracker ausgestattet, damit sie die Leitstelle im Rathaus jederzeit verfolgen kann und die Mannschaft auch einen Überblick über das Geschehen hat.
Startertüten erfordern einigen Aufwand
Für die Startnummernausgabe werden die Startertüten gerichtet. Hierfür werden Werbeflyer der Sponsoren entgegengenommen, die in die Tasche kommen. Zudem gibt es immer ein neues Teilnehmergeschenk. Beim Richten der Startnummern verbessert das Team sich bezüglich der Logistik von Jahr zu Jahr, was auch mit dem Engagement von Jochen Trenkle zusammenhängt. Die Anlieferung der Werbemittel der Sponsoren sowie Geschenke und viele weitere Dinge werden in der Geschäftsstelle koordiniert.
2500 Starterpakete werden bereitgestellt
Trenkle und sein Team benötigen dann einen bis zwei Abende, um alles zu packen. Etwa 2500 Taschen werden gerichtet und vorsortiert. Inzwischen managt das Team um Jochen Trenkle mit der Jugend der Sportfreunde Neukirch zum fünften Mal die Startnummernausgabe – „durch eine super Übergabe lief alles auch bereits beim ersten Mal glatt“, so Trenkle.
Schon im Juni geht‘s los
Die Startnummernausgabe beginnt für ihn bereits im Juni mit der ersten Orga-Sitzung, bei der die Rahmenbedingungen für den Bike-Marathon festgelegt werden. In den letzten Wochen vor dem Marathon selbst gilt es, sich mit der Stadt und dem Orga-Team abzustimmen, wie die Startertüten befüllt werden und wann alle dafür benötigten Flyer und Unterlagen vorliegen.
Arbeit wie am Fließband
In der Woche des Marathons geht es ans Eingemachte. Bisher fand das Befüllen der Tüten im Sporthaus in Neukirch statt, wo im Prinzip das gesamte Sporthaus mit Bergen von Kartons ausgefüllt war. Dabei werden Flyer und Unterlagen sauber aufgebaut und die Tüten in einer Art Fließbandproduktion gefüllt. Dies übernehmen zumeist die Jugendspieler der D- und C-Jugend. „Wenn es gut geht, schafft eine Person 100 Tüten pro Stunde“, so Trenkle.
30 gefüllte Umzugskartons
Am Freitag vor dem Marathon werden dann alle Startertüten von Neukirch an die Hochschule zur Ausgabe gefahren. „Dabei handelt es sich meistens um etwa 30 gefüllte Umzugskartons.“ Um den Aufwand dieses Jahr etwas zu verringern, findet das Packen bereits in der Hochschule statt, die hierfür einen Raum zur Verfügung stellt.
Anmeldung online bis kurz vor Rennstart möglich
Am Freitagabend trifft dann Datasport ein, die das Teilnehmer- und Zeitmanagement machen. Sie bringen die Startnummern mit, die bereits nach Strecke in Farben und Nummernkreise eingeteilt sind. Für jeden Nummernkreis stehen noch weitere Nummern zur Verfügung für Nachmelder, die Anmeldung kann praktisch bis zum Rennstart erfolgen. Inzwischen kann man sich sogar bis Rennstart online registrieren und seine Nummer beim Nachmeldeschalter abholen.
Umfangreicher Inhalt
Die Startnummernausgabe erfolgt am Samstag von 12 bis 20 Uhr, am Sonntag können ab 5 Uhr morgens bis zum Rennstart die Nummern abgeholt werden. Der jeweilige Fahrer erhält seine Nummer, die Startertüte, das Teilnehmergeschenk, den Nudelpartychip und den Finisherbier-Chip. Für Jubilare, die zum zehnten oder 20. Mal mitfahren, gibt es ein Extra-Geschenk.
Hektisch wird es vor allem am Sonntagmorgen
Das Abholen der Nummern läuft am Samstag noch ganz geordnet ab, weil die Leute noch Zeit mitbringen. „Deutlich hektischer geht es dann am Sonntagmorgen zu, wenn die Nervosität langsam steigt und sich die Fahrer von der etwas längeren Schlange verunsichern lassen“, schmunzelt Trenkle. Aber bisher konnte man noch jedem Fahrer gerecht werden. Eine Herausforderung ist eher, wenn ganze Vereine oder Firmen ihre Nummern gebündelt abholen.
Etwa 50 Helfer sind notwendig
Die Ausgabe mache ihm und den Helfern sehr viel Spaß, so Trenkle. Schön sei, dass sich alle schnell bereit erklärten, auch beim nächsten Mal wieder zu helfen. „Das ist für mich auch wichtig, denn über das gesamte Wochenende sind rund um die Startnummernausgabe etwa 50 Helfer notwendig. Aber der direkte Kontakt zu den Sportlern, gerade am Sonntag, ist uns wichtig, sie sollen mit einem guten Gefühl auf die Strecke gehen.“ Trenke erwähnt besonders das Team der Hochschule „um Herrn Weisser, die uns neben den Räumlichkeiten auch sonst immer super unterstützen – ohne diese wäre die gesamte Logistik so nicht zu leisten.“
