Das Schwarzwald-Baar-Klinikum ist in Sachen Digitalisierung einen Schritt weiter. Ab sofort werden alle Patienten, die einen geplanten ambulanten oder stationären Termin haben, an einer zentralen Patientenaufnahme registriert. Bei einem Pressetermin wurde das neue Konzept vorgestellt.
So lief es bisher bei der Patientenaufnahme
Wer bislang als Patient einen Termin im Schwarzwald-Baar-Klinikum am Standort Villingen-Schwenningen hatte, ging direkt zur jeweiligen Fachabteilung – zum Beispiel zur Kardiologie, Gastroenterologie, Gefäßchirurgie und dergleichen.
Dort wurden die Patienten an einem Tresen registriert – ihre Daten wurden aufgenommen und geschaut, ob alle notwendigen Dokumente und Informationen auch vorliegen.
Dies lief allerdings in einem weitgehend ungeschützten Rahmen. Und jede Fachabteilung hatte ihren eigenen Aufnahmestandard.
„Zudem war die Atmosphäre häufig nicht sehr angenehm, es gab eine Geräuschkulisse, man konnte mit den Patienten nicht richtig sprechen, andere Patienten im Wartebereich konnten ungewollt zuhören“, beschreibt Klinik-Geschäftsführer Matthias Geiser die nicht befriedigende Situation.
So läuft es ab sofort bei der Patientenaufnahme
Mehr Ruhe, mehr Atmosphäre und mehr Datenschutz, das ist das, was die Patienten von der neuen Patientenaufnahme haben sollen.
Los geht es mitten im Foyer: Dort stehen acht Patiententerminals, ähnlich wie beim Check-in am Flughafen.
Dort geben die Patienten zunächst ein, ob sie einen stationären oder einen ambulanten Termin haben. Dann erhalten sie ein Wartenummern-Ticket und begeben sich in den Wartebereich.
Wer sich nicht zurechtfindet und Hilfe braucht, bekommt bei Bedarf Unterstützung von Mitarbeitern des Klinikums, die bei den Automaten zur Verfügung stehen.
Mehr Diskretion in Kabinen
Im Wartebereich gibt es Bildschirme: Auf diesen werden die Wartenummern angezeigt, die als nächstes dran sind, und in welchem der neun Aufnahmebüros der jeweilige Patient erwartet wird.
Diese Aufnahmekabinen wurden in einem abgetrennten Bereich im Foyer neu eingerichtet. Dort – in den jeweils separaten Räumen – wird der Patient von einer Fachkraft für seine Behandlung registriert.
Das heißt, die Fachkraft erfasst und prüft die Patientendaten, veranlasst notwendige Unterschriften und kontrolliert, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind. Stationär aufgenommene Patienten erhalten darüber hinaus beispielsweise ihr Patientenarmband.
Erst nach abgeschlossener Registrierung erfolgt der weitere Weg zur jeweiligen Fachabteilung.
„Der Vorteil ist, dass die Patienten hier in Ruhe und diskret registriert werden“, erläutert Bianca Schmieder. Sie leitet die Zentrale Patientenaufnahme, in der insgesamt 13 Mitarbeiterinnen für die Patientenaufnahme zuständig sind.
Diese wurden größtenteils aus den Mitarbeiterinnen rekrutiert, die bisher in den jeweiligen Fachbereichen für die Patientenaufnahme zuständig waren.
„Das ist natürlich eine Herausforderung. Bislang mussten die Mitarbeiterinnen sich nur mit der Registration in einem Fachbereich auskennen, jetzt müssen sie sich in jedem Fachbereich auskennen und wurden dahingehend geschult“, so Schmieder.
Dabei betonen die Verantwortlichen, dass ausschließlich elektive Patienten in der Zentralen Patientenaufnahme registriert werden. Gemeint sind damit Menschen, die bereits einen geplanten Termin für eine ambulante Behandlung oder eine stationäre Aufnahme haben.
Ausnahmen von der zentralen Patientenregistrierung
Notfallpatienten dagegen müssen natürlich nicht erst eine Wartenummer ziehen: Sie kommen weiterhin direkt in die Zentrale Notaufnahme und werden dann dort auch registriert.
Eine gesonderte Patientenregistrierung in der jeweiligen Abteilung gibt es zudem weiterhin für Patienten der Strahlentherapie und Radiologie sowie für den Kreißsaal.
Für die Patienten werde der neue Ablauf nur eine geringe Veränderung zum bisherigen Aufnahmeprozedere bedeuten, so die Sicht der Klinikum-Verantwortlichen. Daran würden sich die Patienten „sehr schnell gewöhnen“, ist Klinikum-Geschäftsführer Geiser sicher.
Dagegen bedeutet die Zentrale Patientenaufnahme, für die rund eine halbe Million Euro investiert wurden, für das Klinikum weit mehr.
Denn hier muss das Klinikum auch rechtliche Vorgaben erfüllen. „Voraussetzung für die gesetzlichen Anforderungen des Krankenhauszukunftsgesetzes sind neben dem Patientenportal auch die Vereinheitlichung administrativer Prozesse“, so der Klinik-Geschäftsführer.
Bürokratie eindämmen als weiteres Ziel
Das bedeutet: Wo bisher jede Fachabteilung eigene Formulare und eigene Abläufe in der Patientenaufnahme hatte, werden diese jetzt vereinheitlicht und die Abläufe standardisiert.
Wie die Leiterin der Abteilung Finanzen, Sabrina Maier, ergänzt, „wollen wir dadurch auch die Bürokratie ein Stück weit besser in den Griff bekommen.“
Sanitätshaus muss weichen
Um die Zentrale Patientenaufnahme im Eingangsbereich des Schwarzwald-Baar-Klinikums einrichten zu können, musste das bis dato dort untergebrachte Sanitätshaus an andere Stelle ausweichen.
