Die Mühlinger Verwaltung steigt in die Welt der Digitalisierung ein. Konkret heißt das: Die Daten der Mühlinger Verwaltung werden bald in einer E-Akte online geordnet. Das hat der Gemeinderat in seiner jüngsten Sitzung beschlossen.
Künftig sollen damit nicht nur der Verwaltung selbst, sondern auch dem Gemeinderat und den Bürgern Informationen aus dem Rathaus digital zur Verfügung stehen.
Mehrere Anbieter genauer unter die Lupe genommen
Für das digitale Dokumentenablagesystem habe man mehrere Anbieter genauer unter die Lupe genommen.
Knackpunkte waren, ob die Verwaltung Synergieeffekte nutzen kann und ob sie mit bereits verwendeten Programmen kompatibel sind, erklärte Bürgermeister Thorsten Scigliano. Am Ende ging Scigliano mit den Anbietern Regisafe und cc-gov in den Vergleich.
Ratsmitglieder beschäftigt vor allem die Datensicherheit
Die Ratsmitglieder hatten mehrere Fragen. Gemeinderätin Sonja Klotz stellte zentrale Fragen zu den Anbietern: „Werden die Daten in Deutschland gesichert? Was ist bei einem Stromausfall, sind die Daten dann doppelt gesichert?“ Beide Fragen konnte die Verwaltung mit einem klaren Ja beantworten.
Gemeinderat Markus Traber wollte wissen, was im Falle einer Kündigung oder dem Wechsel zu einem anderen Anbieter mit den Daten passieren würde. „Die Daten werden dann wieder zurückgespielt“, so der Bürgermeister.
Andere Kommunen nutzen gleiches System
Die Verwaltung stellte schließlich das System der Firma Regisafe zur Vergabe. Dabei müsse man mit einmaligen Kosten in Höhe von 20.210 Euro rechnen. Hinzu kämen jährlich 3.590 Euro für Softwarepflege und Hosting, also die Bereitstellung des Services.
Von Vorteil sei dabei, dass das System bereits andere Kommunen in der Nachbarschaft nutzen. Bei Nachfragen könne man dort Hilfe bekommen. Letztlich stimmte der Gemeinderat dem Vorschlag einstimmig zu. Künftig wird es in Mühlingen also ein digitales Ratsinformationssystem geben.
Ratsmitglieder und Bürger profitieren
Bald sollen sich darüber auch alle Gemeinderatsmitglieder digital miteinander austauschen können. Alle Pläne und Protokolle des Gemeinderats sind bereits digital vorhanden. Nun kommt ein eigenes Dokumentenablagesystem hinzu.
„Da die Sitzungsunterlagen bereits rund zehn Jahre digital vorliegen, kann dann zukünftig auch auf Dinge aus der Vergangenheit schnell zurückgegriffen werden“, erklärte Scigliano. Er sieht darin auch einen Vorteil für die Bürger. Sie könnten bei etwaigen Fragen Unterlagen zu bestimmten Themen schnell finden.
