Für die einen Segen, für die anderen Fluch: Mit dem Dienst-Smartphone können Arbeitnehmer von überall aus Geschäftliches erledigen. Abends auf dem Sofa noch einmal kurz die Mails durchsehen, Termine bestätigen, Erinnerungen schreiben – alles super praktisch. Aber nicht unproblematisch, sagt zumindest eine aktuelle Studie des Leibnitz Instituts für Arbeitsforschung. Die Wissenschaftler haben untersucht, welche gesundheitlichen Folgen es für Arbeitnehmer hat, wenn sie nach Feierabend Dienstmails bearbeiten.
- Risiken der ständigen Erreichbarkeit: Das Ergebnis der Untersuchung zeigt, dass nur ein Teil der Angestellten nach dem Bearbeiten der Arbeitsmails gut schläft und erholt in den neuen Arbeitstag startet. Andere hingegen reagieren sensibler, sind am nächsten Tag im Büro schneller erschöpft und weniger belastbar. Die Gründe hierfür liegen laut der Studie im hohen Energieaufwand, den es kostet, Dienstmails in der Freizeit zu beantworten. Denn: Zwischen den Rollen als Privatperson und Beschäftigtem hin- und herzuwechseln und damit verbunden der Druck, es sowohl der Familie als auch dem Chef recht machen zu wollen, sei enorm kräftezehrend. Diese Gefahr hat man bereits in den vergangenen Jahren bei vielen großen Arbeitgebern in Deutschland erkannt – und unterschiedlich reagiert.
- Die Maßnahmen der Unternehmen: Den jüngsten Vorstoß in diese Richtung machte Ende 2017 der Betriebsratchef von Porsche, Uwe Hück. Er regte eine Betriebsvereinbarung an, wonach die Mailkonten von tarifbeschäftigten Mitarbeitern zwischen 19 und 6 Uhr, am Wochenende und im Urlaub gesperrt werden sollen. Nachrichten, die in diesen Zeiten versendet werden, sollen an den Absender zurückgehen und gar nicht erst im Postfach des Mitarbeiters ankommen. Mit dieser drastischen Regelung würde Porsche noch einen Schritt weiter als der Mutterkonzern VW gehen. Dort können Tarifangestellte in ihrer Freizeit zwar auch keine Nachrichten mehr bekommen oder versenden, die E-Mails werden aber nicht gelöscht, sondern warten am nächsten Arbeitstag im Posteingang darauf, gelesen zu werden. Bei Daimler können Mitarbeiter ihre Mailkonten so einstellen, dass eingehende Nachrichten während des Urlaubs gelöscht werden. Bei vielen anderen Groß-Unternehmen, darunter beispielsweise ZF und Rolls-Royce Power Systems in Friedrichshafen sowie der bayerische Autobauer BMW, setzt man auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und individuelle Absprachen. So gibt es bei BMW ein festgeschriebenes Recht auf Nichterreichbarkeit. Darüber hinaus können die Angestellten die Zeit, während der sie Dienstmails von zuhause aus bearbeiten oder sonstige Arbeiten für den Konzern erledigen, als Überstunden aufschreiben.
- Flexible Lösungen fehlen: An technischen Lösungen abseits des rigorosen Blockierens oder gar Löschens von Mails zu bestimmten Zeiten mangelt es derzeit in vielen Unternehmen. Dabei wäre ein intelligentes System sinnvoll, angesichts unterschiedlicher Arbeitsweisen in den Unternehmen und den daraus resultierenden Bedürfnissen der Mitarbeiter. Wer beispielsweise beruflich mit Indien korrespondiert, hat wegen der Zeitverschiebung nichts von einer einheitlichen Mailsperre zwischen 22 und 9 Uhr. Er benötigt flexible Ruhezeiten, in denen das Dienst-Smartphone schweigt.
- Neues Forschungsprojekt: Wie ein solches intelligentes System für Unternehmen funktionieren könnte, damit beschäftigt sich derzeit das Forschungsprojekt Sandra, das unter anderem vom Ministerium für Bildung und Forschung gefördert wird.
- Schulungen sollen helfen: Die Wissenschaftler des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), der Hochschule der Medien in Stuttgart sowie der Universitäten aus Kassel, Darmstadt und Frankfurt setzen bei Sandra auf zwei Konzepte: Zum einen entwickeln sie Schulungen, in denen den Arbeitnehmern unter anderem die Funktionen von gängigen Mailprogrammen erklärt werden. "Bei den Programmen gibt es bereits eine Vielzahl von Einstellungen, mit denen die Erreichbarkeit eingestellt werden kann. Viele kennen sich damit aber nicht aus", sagt Uwe Laufs vom Fraunhofer-Institut IAO.
- Neue Software-Lösung: Zum anderen tüfteln die Wissenschaftler an einem neuen Erreichbarkeitsassistenten, einer Software, die die Kommunikation außerhalb der Bürozeiten intelligent steuern soll. Ziel ist der Aufbau einer Lösung, die auf individuelle Bedürfnisse eingeht und die Mitarbeiter in der Freizeit trotzdem vor ungefilterten Nachrichtenfluten bewahrt. Aktuell gibt es bereits eine erste Version der Software, die in zwei Unternehmen getestet wird, erzählt Uwe Laufs: „Die Software erkennt, wenn jemand im Urlaub ist. Regeln legen außerdem fest, ob und wann Nachrichten an welche Mitarbeiter versendet werden.“ So gebe es in der aktuellen Version mehrere Zeitfenster: Von 23 Uhr abends bis 6 Uhr morgens gehen keine E-Mails an Mitarbeiter, zwischen 6 und 9 Uhr nur in Ausnahmefällen. Auch abends gibt es so eine Sonderzeitzone. Außerdem arbeiten die Entwickler daran, dass die Software lernt, Mails anhand ihres Inhalts zu klassifizieren und die Nachrichten entsprechenden Ordnern zuzuweisen. 2020 soll das Projekt zu Ende gehen. Bewährt sich das Modell in den Test-Unternehmen und sinkt dadurch das Stresslevel der Mitarbeiter, ist es laut Uwe Laufs vorstellbar, die Software mithilfe einer Firma zu vermarkten.
"Flexible Lösungen sind immer besser als starre Regeln"
Experte Utz Niklas Walter vom Institut für betriebliche Gesundheitsberatung in Konstanz erklärt im Interview, warum es wichtig ist, sich beim Thema Dienst-Smartphone selbst Grenzen zu setzen:
Herr Walter, Dienst-Smartphones werden immer populärer. Bringt das mehr Vor- oder Nachteile für Arbeitnehmer?
Pauschal kann man das nicht sagen. Was auf der einen Seite natürlich schön ist, ist dass man eine ganz klare Trennung von Privat- und Berufsleben auf zwei verschiedenen Geräten hat und sich beides nicht vermischt. Auf der anderen Seite kann es für den Einzelnen aber auch belastend sein, zwei Smartphones immer mit dabei zu haben. Dann empfehle ich eher ein Smartphone mit zwei Sim-Karten, was zumindest das Problem der zwei Geräte löst.
Was ist so problematisch daran, Dienstmails nach Feierabend zu bearbeiten?
Wir können nicht abschalten, was aber sehr wichtig ist. Jede kleine Irritation oder Zusatzaufgabe, die nach Feierabend noch per Mail reinkommt, kann uns belasten. Häufig nehmen wir diese negativen Gedanken auch mit in den Schlaf. Die Folge können Schlafprobleme sein. Ich empfehle also, sich klare Grenzen zu setzen, ab wann man nicht mehr erreichbar ist.
Was halten Sie von der Methode mancher Firmen, E-Mails zu löschen?
Solche Methoden sehe ich sehr kritisch. Denn man macht es sich damit zu einfach. Natürlich erreiche ich damit, dass der Mitarbeiter in seiner Freizeit von Mails verschont bleibt. Aber der Stress, der ihm damit erspart wird, verlagert sich letztendlich nur – und zwar auf denjenigen, dessen Mail nicht durchgestellt wurde. Der muss sich dann häufig eine Erinnerung schreiben, wann er die Nachricht an seinen Gesprächspartner noch einmal senden muss.
Was wäre für Sie eine optimale Lösung?
Wir empfehlen, die Leute selbst entscheiden zu lassen, was für sie sinnvoll ist. Flexible Lösungen sind immer besser als starre Regeln. Denn Vorgehensweisen wie bei manchem Großunternehmen, Mails ab einer gewissen Uhrzeit einfach nicht mehr durchzustellen, sind nicht für alle Beschäftigten gut. Manche fänden es besser, vielleicht noch am frühen Abend etwas für die Arbeit erledigen zu können. Ideal wäre es deshalb, die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einzubeziehen und Vorschläge machen zu lassen. Das hat noch weitere Vorteile. Denn je höher der Entscheidungs- und Handlungsspielraum eines Mitarbeiters ist, desto besser ist das für seine Gesundheit.
Welche Tipps haben Sie für Arbeitnehmer, in deren Firma es keine klare Regelung bei diesem Thema gibt?
Ganz wichtig ist es wie gesagt, für sich selbst eine klare Grenze festzulegen. Wie der Mitarbeiter den Umgang mit dem Dienst-Smartphone handhaben möchte, sollte er auch klar kommunizieren. Was nicht passieren darf ist, dass Mitarbeiter sich verpflichtet fühlen, spät abends auf Mails zu antworten, weil Kollegen es tun. Führungskräfte sollten da mit gutem Beispiel vorangehen und ihnen vorleben, dass man eben nicht immer erreichbar ist.
